Comme tous les logiciels, en effet, même les solutions de gestion, après le début des années 70, ont connu une accélération continue et solide de leur évolution. Nés comme des outils à l’usage exclusif de quelques grandes entreprises, les logiciels de facturation et de gestion financière sont aujourd’hui considérés comme des outils vitaux pour toutes les entreprises, même les plus petites.
La facilité d’utilisation
Il y a environ 4 millions 350 000 entreprises qui entrent dans la définition des PME (Petites et Moyennes Entreprises). 99,4% d’entre elles sont des micro-entreprises (94,8%) et des petites entreprises (4,6%).
Ainsi, dans la plupart des cas, le logiciel de facturation ou de gestion sera utilisé par l’entrepreneur lui-même ou tout au plus par un collaborateur et non par un professionnel comptable. Il devient donc indispensable de choisir un programme à l’interface intuitive et conçu à l’origine pour votre réalité.
Cela ne signifie pas que le logiciel de gestion doit être développé sur mesure, mais, simplement, des compétences fiscales ou informatiques spécialisées ne doivent pas être nécessaires pour l’utiliser.
Rappelez-vous, le but du système de gestion est de vous faire passer le moins de temps possible pour émettre des factures, préparer des devis, gérer des paiements, déplacer l’entrepôt, etc…
Une haute automatisation
Le logiciel de gestion doit avoir pour objectif premier celui de réduire le temps passé dans les activités improductives en accélérant et en simplifiant les processus.
Réduire drastiquement la possibilité de faire des erreurs est certainement un bon point de départ. Des champs facilement rappelables à partir des tarifs et des données personnelles, les délais de paiement automatiques, l’auto-numérotation des documents (devis, factures, bons de livraison, etc.) et la transformation automatique des documents sont indispensables pour tout outil de gestion.
Il est extrêmement utile de pouvoir transformer facilement une commande à un fournisseur en un récépissé d’entrepôt, un devis de facture ou une facture pro-forma. Cet automatisme permet d’éliminer les erreurs de saisie ou de calcul les plus courantes, typiques de la gestion via des outils inadaptés tels que les modèles pré-imprimés et les tableurs (excel).
Avoir plus de temps à consacrer à s’occuper des contacts d’affaires, des activités productives ou, trivialement, de votre vie personnelle n’a pas de prix.
La fiabilité et les mises à jour
La confiance envers le fournisseur est également essentielle dans le choix d’un logiciel de gestion d’entreprise.
Le choix d’investir dans un produit d’une réalité solide et établie est un geste souvent sous-estimé. Compter sur un fournisseur immature ou faible pourrait nous mettre plus en difficulté que nous ne pouvons l’imaginer.
Une réalité solide est la garantie d’un produit développé et supporté depuis longtemps, des mises à jour ponctuelles et rapides, ainsi qu’un savoir-faire technique et fonctionnel que seuls le temps et l’expérience peuvent garantir. Être avec le fournisseur du système de gestion qui ferme ses portes l’année suivant l’achat, ou avec une équipe incapable de garantir rapidement les dernières mises à jour fiscales peut transformer un investissement en coût.
Il est donc essentiel de s’assurer que la solution choisie est mise à jour en continu dans le temps, c’est-à-dire que le logiciel est « vivant » et que la dernière mise à jour ne remonte pas à 2 ans !
La réactivité aux évolutions fiscales est évidemment tout aussi importante ! La Belgique est un environnement « hostile » pour les logiciels de gestion. En effet, tous les fabricants ne sont pas en mesure d’adapter et de mettre à jour le logiciel en temps opportun aux nouvelles lois et règles fiscales qui s’additionnent ou varient chaque année.
La gestion des paiements, première note et échéancier
La gestion financière, ou la gestion de l’argent, est l’administration de la pierre angulaire d’une entreprise. Le contrôle des liquidités et des flux de trésorerie de l’entreprise est le fondement de la gestion d’entreprise.
Les outils de suivi et d’analyse de la gestion financière dans le temps sont facilement identifiables :
- La gestion des paiements
- Le premier registre de note
- Le calendrier
Pour beaucoup, le Contrôle Financier semble être une activité exclusivement liée aux grandes réalités entrepreneuriales. Ce n’est pas comme ça. La gestion financière part du suivi des flux de trésorerie et de la tenue continue de la première note, éléments essentiels pour tout système de gestion qui se respecte. Par ailleurs, la conservation du premier ticket de caisse est encore plus fondamentale pour les professionnels qui répondent précisément au principe de caisse pour la déclaration fiscale.
Lorsque l’on passe d’une gestion manuelle ou « à faire soi-même » à l’utilisation d’un logiciel de gestion, les nombreux avantages sont perçus dès les premières semaines d’utilisation. Passer d’une gestion dans laquelle il faut plusieurs minutes voire plusieurs heures pour retrouver un document ou faire une simple analyse du chiffre d’affaires, pour effectuer ces actions en quelques clics, se traduit directement en efficacité et productivité. Contactez l’expert comptable Forest si vous avez des questions !
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